Verwerkersovereenkomst

1. Voorwerp

Bundlr verwerkt persoonsgegevens uitsluitend namens en volgens de instructies van de Klant, in het kader van de Bundlr-dienst: de module Projecten (samenwerken met onderaannemers, bestanden, tekeningen, planning en het as-builtdossier) en de module Assetbeheer (toestellen, onderhoud en de documenten van onderhoudsfirma's).

2. Aard, duur en doel van de verwerking

• Aard: opslaan, structureren en exporteren van documenten en projectgegevens; delen met de onderaannemers en onderhoudsfirma's die de Klant aanduidt; geautomatiseerd controleren van documenten en uitlezen van facturen (AI als hulpmiddel); goedkeuren en ondertekenen van tekeningen, met een gestempelde kopie; bijhouden van een planning; ontvangen van documenten per e-mail; en versturen van uitnodigingen, herinneringen en meldingen in naam van de Klant.
• Duur: zolang de Klant een account heeft, plus de bewaartermijn uit de privacyverklaring.
• Doel: het leveren van de dienst zoals door de Klant geconfigureerd.

3. Categorieën betrokkenen en gegevens

• Betrokkenen: medewerkers en contactpersonen van onderaannemers en onderhoudsfirma's, teamleden van de Klant voor zover ze in projecten voorkomen, opdrachtgevers van de Klant, en personen die voorkomen in geüploade documenten en foto's.
• Identificatie- en contactgegevens: naam, e-mailadres, telefoon, functie en taal.
• Gebruik van het portaal: wanneer een contactpersoon zijn portaal laatst opende, bevestigingen en meldingen in de planning, en of hij mails ontvangt.
• Handtekeningen: de getekende handtekening als afbeelding, met naam, functie en tijdstip, en een digitale vingerafdruk (SHA-256) van het ondertekende bestand.
• Locatiegegevens: de locatie van het toestel bij het uploaden van een foto als de gebruiker dat toestaat, gegevens die al in een geüpload bestand zitten, en de locatie en de plaats op een plattegrond van geplaatste toestellen.
• Inhoud van documenten: gegevens in bouw- en onderhoudsdocumenten (attesten, keuringen, plannen, tekeningen, foto's, verslagen, facturen) en in de planning.
• De Klant verbindt zich ertoe geen bijzondere categorieën van gegevens te uploaden tenzij dat noodzakelijk is.

4. Instructies van de Klant

• De Klant bepaalt met wie gegevens gedeeld worden: welke mappen een onderaannemer ziet, welke tekeningen hij mag indienen, en wat hij van de planning ziet (alleen specialismen, ook firmanamen, of alleen zijn eigen taken).
• De Klant bepaalt wanneer meldingen vertrekken: wijzigingen in de planning worden pas gemeld als de Klant op "Versturen" klikt. Herinneringen vertrekken volgens de instellingen van de Klant.
• Een onderaannemer kan zelf een collega als contactpersoon toevoegen. Bundlr verwerkt die gegevens voor het project van de Klant, die ze kan zien en uitschakelen.
• De instellingen die de Klant in de dienst kiest, gelden als zijn gedocumenteerde instructies.

5. Verplichtingen van Bundlr als verwerker

Bundlr verbindt zich ertoe:

1. a)enkel te verwerken op gedocumenteerde instructie van de Klant, en de Klant meteen te verwittigen als een instructie volgens Bundlr de AVG of andere regels inzake gegevensbescherming schendt;
2. b)de vertrouwelijkheid te waarborgen (personeel gebonden aan geheimhouding);
3. c)passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen te nemen (zie artikel 32 AVG en bijlage A);
4. d)de Klant te helpen bij verzoeken van betrokkenen, bij gegevensbeschermingseffectbeoordelingen en bij meldingen;
5. e)een datalek zonder onredelijke vertraging aan de Klant te melden, en uiterlijk binnen 48 uur na kennisname, met de informatie die de Klant nodig heeft om zelf te melden;
6. f)na afloop de gegevens te verwijderen of terug te bezorgen, naar keuze van de Klant;
7. g)de Klant de nodige informatie te bezorgen om naleving aan te tonen, en audits redelijkerwijs toe te staan.

6. Subverwerkers

De Klant geeft algemene toestemming voor het gebruik van de subverwerkers vermeld in bijlage B. Bundlr legt aan elke subverwerker gelijkwaardige verplichtingen op en blijft tegenover de Klant volledig aansprakelijk voor hun naleving. Bundlr kondigt een nieuwe of vervangende subverwerker minstens 30 dagen vooraf aan, zodat de Klant gemotiveerd bezwaar kan maken. Bij een gegrond bezwaar zoeken de partijen samen een oplossing; lukt dat niet, dan kan de Klant de overeenkomst beëindigen.

7. Internationale doorgifte

Documenten en de databank staan binnen de EU. Voor de automatische documentcontrole en het uitlezen van facturen worden documenten doorgegeven aan Anthropic in de Verenigde Staten; Stripe kan betaalgegevens in de Verenigde Staten verwerken. Elke doorgifte buiten de EER gebeurt onder passende waarborgen, zoals de EU-standaardcontractbepalingen.

8. Aansprakelijkheid

De AI-controle is een hulpmiddel; de Klant blijft verantwoordelijk voor de eindbeoordeling en de goedkeuring van documenten. Bij het goedkeuren van een tekening legt Bundlr de handtekening, de naam, de functie, het tijdstip en een vingerafdruk van het bestand vast; welke waarde de Klant daaraan hecht, beoordeelt hij zelf. Aansprakelijkheid wordt verder geregeld in de algemene voorwaarden.

9. Duur en beëindiging

Deze overeenkomst geldt zolang Bundlr namens de Klant gegevens verwerkt. Een verwijderd bestand blijft 30 dagen in de prullenbak en wordt daarna definitief verwijderd. Na beëindiging verwijdert Bundlr de gegevens of bezorgt hij ze terug, naar keuze van de Klant, binnen de termijn uit de privacyverklaring.

Bijlage A — Beveiligingsmaatregelen

Versleuteling in transit (TLS) en at rest; gehashte wachtwoorden (bcrypt); logische scheiding per klant (tenant-isolatie); toegangscontrole met rechten per rol; een persoonlijke link per contactpersoon, alleen gehasht bewaard en ongeldig zodra ze vernieuwd wordt; unieke en vervallende uploadlinks; een digitale vingerafdruk (SHA-256) van goedgekeurde tekeningen; rate limiting; beveiligingsheaders (CSP, HSTS, anti-clickjacking); bestandsvalidatie op werkelijk bestandstype en grootte.

Bijlage B — Lijst van subverwerkers