Privacyverklaring

1. Wie zijn wij?

Bundlr is een dienst van [nog in te vullen], met maatschappelijke zetel te [nog in te vullen], ondernemingsnummer [nog in te vullen], e-mail contact@bundlr.cc. Met Bundlr (bundlr.cc) werken aannemers, installateurs en eigenaars samen met hun onderaannemers en onderhoudsfirma's. De module Projecten bundelt per project de bestanden, tekeningen, planning en het as-builtdossier (DIU/DIUO). De module Assetbeheer volgt toestellen, hun onderhoud en hun documenten.

2. Op wie is deze verklaring van toepassing?

• Accounthouders en de teamleden van hun werkruimte. Voor hun accountgegevens is Bundlr de verwerkingsverantwoordelijke.
• Onderaannemers, onderhoudsfirma's en hun contactpersonen, en personen die voorkomen in geüploade documenten en foto's. Die gegevens verwerkt Bundlr in opdracht van de accounthouder (de "Klant"): Bundlr is dan verwerker, de Klant is verwerkingsverantwoordelijke. Zie ook de verwerkersovereenkomst.
• Bezoekers van de website bundlr.cc. Daarvoor is Bundlr de verwerkingsverantwoordelijke.

3. Welke gegevens verwerken wij?

• Account en team: naam, e-mailadres, versleuteld wachtwoord, taalvoorkeur, rol in de werkruimte, uitnodigingen en inloglinks, abonnementsstatus, het verbruik van AI-controles, en wanneer je welke versie van de voorwaarden aanvaardde.
• Projecten: projectnaam, adres, klant, fase, team, offertes, budget, kosten, facturen en vorderingsstaten die je invoert.
• Onderaannemers en hun contactpersonen: firmanaam en specialisme; per contactpersoon naam, e-mailadres, telefoon, functie en taal, of hij mails ontvangt, wie hem toevoegde (de Klant of de onderaannemer zelf) en wanneer hij zijn portaal laatst opende.
• Documenten en projectbestanden: attesten, keuringsverslagen, plannen, tekeningen, foto's, verslagen en facturen, en de projectfoto. Wij bewaren een bestand zoals het geüpload wordt, met de gegevens die erin zitten. Een foto die de app verkleint, verliest daarbij zijn ingebouwde gegevens, zoals de GPS-locatie. Andere bestanden, bijvoorbeeld een tekening als afbeelding, kunnen zulke gegevens nog bevatten.
• Foto's: de datum van het fotobestand en, als de gebruiker dat in zijn browser toestaat, de locatie van zijn toestel op het moment van uploaden.
• Tekeningen goedkeuren: wie een tekening indiende en wie besliste, de beslissing, een opmerking en het tijdstip. Bij ondertekenen ook de handtekening die met de vinger of de muis gezet werd (als afbeelding), de naam, de functie en het tijdstip, en een digitale vingerafdruk (SHA-256) van het bestand. De goedgekeurde kopie krijgt een stempel en een goedkeuringsblad met die gegevens.
• Planning: taken, data, de toegewezen firma, notities, bevestigingen, meldingen dat iets niet lukt (met uitleg en eventueel een voorstel van nieuwe data) en de geschiedenis van wijzigingen.
• Activiteit: een logboek van wat er in een project gebeurde en door wie, en wanneer een gebruiker een project laatst bekeek.
• Assetbeheer: vestigingen (adres en ligging), toestellen (nummer, type, foto's, locatie met GPS en de plaats op een plattegrond), onderhoudsfirma's en hun contactpersonen, onderhoudsrapporten en facturen. Bij het scannen van een QR-label bewaren wij het tijdstip en, als de scanner gekend is, zijn naam of firma; nooit een e-mailadres of IP-adres. Een technieker kan zijn naam laten onthouden in zijn browser (zie het cookiebeleid).
• Communicatie: de e-mails die Bundlr in naam van de Klant verstuurt (uitnodigingen, herinneringen, meldingen, planningswijzigingen en een wekelijks overzicht) en documenten die een onderaannemer per e-mail naar zijn persoonlijke uploadadres stuurt, met het afzenderadres.
• Technische gegevens: het IP-adres, kortstondig gebruikt om te veel pogingen af te remmen (bijvoorbeeld bij registreren of inloggen). Wij bewaren het niet bij je account. Onze hostingpartner houdt technische logboeken bij, met onder meer het IP-adres; die worden na korte tijd automatisch gewist.
• Websitebezoek: anonieme bezoekersstatistieken (bekeken pagina's, de verwijzende website, het land) via Vercel Web Analytics. Dat gebeurt zonder cookies en zonder je als persoon te herkennen. Persoonlijke links naar een portaal of upload worden daarbij niet doorgegeven.
• Betaalgegevens: verwerkt door Stripe. Bundlr bewaart geen kaartnummers.

4. Waar komen de gegevens vandaan?

De meeste gegevens geef je zelf in. De gegevens van onderaannemers, onderhoudsfirma's en hun contactpersonen komen van de Klant, of van een collega van dezelfde firma die een contactpersoon toevoegt in het portaal. Gegevens in documenten komen van wie het document uploadt.

5. Waarvoor gebruiken wij deze gegevens?

Wij gebruiken je documenten niet om AI-modellen te trainen en verkopen geen gegevens.

6. Geen geautomatiseerde beslissingen

De AI-controle leest een document en wijst op wat ontbreekt of afwijkt. Ze keurt nooit iets goed of af: elke beslissing neemt een mens bij de Klant. Bundlr neemt dus geen beslissingen over personen die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten.

7. Wie ziet wat?

• Binnen een werkruimte ziet elk teamlid wat zijn rol toelaat. Een technieker ziet bijvoorbeeld alleen de projecten waaraan hij gekoppeld is, en geen bedragen.
• Een onderaannemer of onderhoudsfirma ziet via de persoonlijke link van een contactpersoon alleen wat de Klant met die firma deelt: de eigen documenten, de gedeelde mappen, de tekeningen en de planning.
• In de planning ziet een onderaannemer van andere firma's standaard alleen het specialisme (bijvoorbeeld "Elektriciteit"), niet de firmanaam. De Klant kan ervoor kiezen firmanamen te tonen, of alleen de eigen taken van elke firma.
• Op een goedgekeurde tekening staat een goedkeuringsblad met wie indiende, wie besliste en, indien ondertekend, de handtekening. Wie die kopie mag openen, ziet die gegevens.
• Een onderaannemer die zelf Bundlr gebruikt, kan een dossier koppelen aan zijn eigen werkruimte en vanuit zijn eigen projectbestanden aanleveren.

8. Met wie delen wij gegevens?

Wij doen een beroep op dienstverleners die uitsluitend in onze opdracht handelen (subverwerkers):

Wij verkopen je gegevens nooit en delen ze niet met adverteerders.

9. Waar staan je gegevens?

Je documenten en de databank staan binnen de Europese Unie. Voor de automatische documentcontrole en het uitlezen van facturen stuurt Bundlr het document naar Anthropic, dat de gegevens in de Verenigde Staten verwerkt en bewaart. Stripe kan betaalgegevens in de Verenigde Staten verwerken. Die doorgiftes gebeuren onder passende waarborgen, zoals de EU-standaardcontractbepalingen.

10. Hoe lang bewaren wij gegevens?

• Zolang je account actief is en je de gegevens nodig hebt voor je projecten en dossiers.
• Een verwijderd bestand blijft 30 dagen in de prullenbak, zodat het terug te zetten is. Daarna verwijderen wij het definitief.
• Goedkeuringen, handtekeningen, de planningsgeschiedenis en het activiteitenlogboek horen bij het dossier van een project en blijven bewaard zolang dat project bestaat.
• Na beëindiging van je account verwijderen wij je gegevens binnen 30 dagen.
• De facturen die Bundlr zelf aan zijn klanten stuurt, bewaren wij zolang de wet dat vraagt (momenteel 10 jaar).
• Je kunt op elk moment verwijdering van een project of van je account vragen.

11. Hoe beveiligen wij je gegevens?

Versleutelde verbindingen (HTTPS/TLS), versleutelde opslag, gehashte wachtwoorden (bcrypt), strikte scheiding tussen klanten, rechten per rol, een persoonlijke link per contactpersoon die wij alleen gehasht bewaren en die ongeldig wordt zodra ze vernieuwd wordt, een digitale vingerafdruk van goedgekeurde tekeningen, bescherming tegen geautomatiseerde aanvallen en moderne beveiligingsheaders.

12. Je rechten (GDPR/AVG)

Je hebt recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar. Voor gegevens die wij als verwerker namens een Klant verwerken (onder meer van onderaannemers, onderhoudsfirma's en hun contactpersonen) richt je je in eerste instantie tot die Klant; wij helpen de Klant daarbij. Een contactpersoon kan in zijn portaal zelf aangeven dat hij geen mails meer wil ontvangen. Contacteer ons via contact@bundlr.cc. Je kunt ook klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (gegevensbeschermingsautoriteit.be).

13. Cookies en opslag in je browser

Bundlr gebruikt alleen cookies die nodig zijn om de dienst te laten werken, zoals voor inloggen, taalkeuze en het portaal van een technieker. Geen advertentie-, analyse- of trackingcookies. Een planning die je aan het wijzigen bent maar nog niet bewaarde, houdt je browser bij zolang het tabblad open is; dat verlaat je toestel niet. Zie het cookiebeleid voor de volledige lijst.

14. Wijzigingen

Wij kunnen deze verklaring aanpassen. De datum bovenaan geeft de laatste wijziging weer.